Kompleksowa optymalizacja procesów biznesowych

Funkcjonowanie przedsiębiorstw lub instytucji oparte jest na wzajemnym przepływie informacji, zasobów, kapitału i personelu, które podlegają określonym procesom biznesowym. Zmiany prawne, postęp techniczny, a także zmieniające się otoczenie wymagają, aby istniejące procesy były nieustannie monitorowane i dostosowane do realiów rynkowych. Jednocześnie, modyfikacja procesów powinna gwarantować optymalny model docelowy, pod względem finansowym, ekonomicznym, organizacyjnym, technologicznym i społecznym.

Efektem optymalizacji procesów biznesowych jest obniżenie kosztów, wzrost wydajności, redukcja lub eliminacja „wąskich gardeł”. Dzięki temu przedsiębiorstwo lub instytucja może działać sprawniej, budując przy tym przewagę konkurencyjną.

A. Identyfikacja oczekiwań Klienta

Pierwszym, zasadniczym etapem usługi jest dokładne określenie oczekiwań Klienta. W trakcie identyfikacji określony główny cel optymalizacji, cele szczegółowe oraz zdefiniowane zostaną oczekiwane wskaźniki rezultatu w zakresie finansowym, ekonomicznym, organizacyjnym, technologicznym i społecznym. Szczegółowość opisu niniejszego etapu jest ustalana indywidualnie dla każdego Klienta.

B. Analiza Procesów Biznesowych

Analiza procesów biznesowych stanowi pierwszy element na drodze ich usprawnienia. Zakres oraz jej szczegółowość uzależniona jest od celów zdefiniowanych w etapie Identyfikacji Oczekiwań Klienta. W wyniku analizy powstanie opis procesów funkcjonujących w organizacji Klienta. Prace tego etapu realizowane są poprzez wywiady z użytkownikami, analizę dokumentacji (np. opisy procesów, procedury, raporty ilościowe oraz jakościowe), aktów prawnych, przeprowadzania badań ankietowych.

C. Modelowanie procesów biznesowych

W tym etapie materiał analityczny zebrany podczas Analizy Procesów Biznesowych zostaje przekształcony w ujednoliconą i czytelną postać modelu graficzno-opisowego. Modelowanie prowadzone jest w standardowych narzędziach informatycznych takich, jak ARIS, czy ADONIS, wspierających różnorodne standardy i notacje modelowania, np.; BPMN, UML, EPC.

D. Stworzenie optymalnego modelu docelowego

Model wykonany w etapie Modelowania Procesów Biznesowych służy do modyfikacji procesów, tak, aby docelowy model procesów gwarantował spełnienie oczekiwań Klienta. Przy opracowywaniu optymalnego modelu docelowego brane są pod uwagę przede wszystkim zmiany organizacyjne i proceduralne oraz systemowe.

 

Kompetencje w zakresie zarządzania procesami biznesowymi

Jedną z podstawowych działalności firmy Eversoft jest doradztwo w obszarze zarządzania procesami biznesowymi. Nasze wysokie kompetencje oparte są na kilkuosobowym zespole ekspertów o unikalnej wiedzy i doświadczeniu w zakresie wspierania organizacji średniej i dużej skali w zarządzaniu procesowym. Nasze kompetencje zostały potwierdzone w realizacji zaawansowanych projektów dla polskich i zagranicznych Klientów z sektora: publicznego, ubezpieczeniowego, finansowego, utilities i ochrony zdrowia.

 

Poniżej prezentujemy wybrane usługi oferowane przez Eversoft w zakresie zarządzania procesami:

  • Stworzenie/aktualizacja strategii rozwoju organizacji z wykorzystaniem zarządzania procesowego.

    W ramach usługi przeprowadzana jest analiza strategiczna organizacji (analiza SWOT), określone zostają jej cele strategiczne wraz z dekompozycją na cele operacyjne. Uwzględnienie wdrożenia mechanizmów zarządzania procesowego pozwala na ukierunkowanie działań organizacji na zwiększenie efektywności kluczowych procesów biznesowych, zwiększenie przewagi konkurencyjnej i%nbsp;podnisienie satysfakcji klientów.

  • Identyfikacja i opis procesów biznesowych (zarządczych, operacyjnych, wspomagających) ze szczególnym uwzględnieniem procesów kluczowych dla zwiększenia efektywności organizacji i podniesienia satysfakcji klientów.

    W ramach usługi przeprowadzana jest identyfikacja procesów biznesowych w organizacji i opracowywana hierachia procesów. Dla każdego procesu tworzuny jest model graficzny oraz opis sekwencji działań uwzględniający parametry jego przebiegu takie jak: dokumenty wejściowe, dokumenty wyjściowe, opis wykonywanych działań, częstotliwość wykonywania, czas realizacji, wykonawca, zakres wsparcia systemu informatycznego. Prace realizowane są z udziałem przedstawicieli organizacji (wywiady, warsztaty).

  • Standaryzacja procesów biznesowych.

    W przypadku stwierdzenia w toku prac związanych z identyfikacją i opisem procesów biznesowych występowania różnic w ich przebiegu w poszczególnych komórkach organizacyjnych lub oddziałach zostają opracowywane standardy procesów biznesowych.

  • Budowa systemu pomiaru przebiegu procesów i ich monitorowania.

    W ramach usługi dla każdego z procesów definoawane są wskaźniki pozwalające na pomiar ich efektywności w zależności od czasu, jakości, finansów. Jednocześnie tworzony jest system monitorowania przebiegu procesów biznesowych dzięki któremu możliwe jest badanie odchyleń od zakładanego poziomu oraz podejmowanie działań korygujących.

  • Optymalizacja procesów biznesowych i ich wdrożenie.

    W ramach usługi – w oparciu o wyniki analiz przeprowadzonych przy identyfikacji procesów biznesowych oraz wyniki monitorowania przebiegu procesów – zamodelowane zostają procesy zoptymalizowane. Przy optymalizacji uwzględniane są elementy takie jak: eliminacja czynności powtarzających się, występujących na wielu stanowiskach, przedstawione zostają również propozycje zmian w systemach informatycznych wspierających realizację procesów.

  • Kształtowanie optymalnej struktury organizacyjnej i wsparcie w przeprowadzeniu zmian organizacyjnych.

    W ramach usługi przeprowadzona jest analiza przebiegu procesów biznesowych w kontekście struktury stanowisk pracy tj. ocena racjonalności wyników, ocena zasobów koniecznych do ich osiągania, w tym ocena liczby pracowników, niezbędnych dla wykonania poszczególnych czynności, i zapewnienia osiągnięcia oczekiwanych rezultatów.

  • Szkolenia kadry kierowniczej i pracowników w obszarze zarządzania procesowego z wykorzystaniem narzędzi informatycznych.

    W ramach usługi proponujemy przeprowadzenie następujących szkoleń:

    • Szkolenie podstawowe z zakresu zarzadzania procesami biznesowymi w organizacji adresowane dla kadry kierowniczej
    • Szkolenie podstawowe z zakresu zarzadzania procesami biznesowymi w organizacji adresowane dla pracowników biorących udział w procesie idnetyfikacji procesów
    • Warsztaty z zakresu modelowania procesów biznesowych z wykorzystaniem oprogramowania BPMS
    • Szkolenie zaawansowane z zakresu modelowania procesów biznesowych z wykorzystaniem oprogramowania BPMS

Szkolenia przeprowadzane są z wykorzystaniem informacji i materiałów dotyczących organizacji i przebiegu jej procesów biznesowych. Mogą zostać przeprowadzone w siedzibie klienta lub ośrodku zewnętrznym.

 

Świadczenie usług wsparcia zarządzania procesowego - Biuro Procesów - Centrum Doskonałości Procesowej

Eversoft oferuje usługi Outsourcingu Biura Procesów, jako kompleksowego modelu usług wsparcia zarządzania procesami biznesowymi, świadczonych zgodnie z ustalonymi standardami BPM i regułami projektowymi, (standardy procesowe np.: Process Classification Framework American Productivity & Quality Center, frameworki, elastyczny dobór metod i narzędzi). Usługa realizowana jest w sposób ciągły, z zastosowaniem platformy BPMS hostowanej przez Eversoft i udostępnianej klientowi w modelu SaaS. W ramach tej usługi dedykowana grupa konsultantów Eversoft pełni rolę Centrum Doskonałości Procesowej, zewnętrznego w stosunku do przedsiębiorstwa Klienta.

Centrum Doskonałości Procesowej BPM (CDP) skupia się na następujących, kluczowych działaniach:

  • Tworzeniu i utrzymywaniu wizji i planów w zakresie zarządzania procesowego
  • Inwentaryzacji i rejestracji procesów
  • Ciągłym doskonaleniu istniejących procesów
  • Tworzeniu nowych możliwości (inicjatywy BPM)

CDP wspiera Klienta w prawidłowym zarządzaniu następującymi zagadnieniami:

  • Jak budować świadomość, aktywne uczestnictwo i akceptację pracowników?
  • Jak zidentyfikować kluczowe obszary poprawy w zarządzaniu procesowym?
  • Jakie kolejne procesy wziąć pod uwagę w inicjatywach BPM i które zautomatyzować?
  • Jak zdefiniować kluczowe wskaźniki wydajności (KPI)?
  • Jak zademonstrować potencjalny zwrot z inwestycji w inicjatywy BPM?
  • Jakie są potrzeby w zakresie zbierania danych w procesach?
  • Jak skutecznie wdrażać projekty i mierzyć osiągane wyniki?

 

Kompetencje w zakresie analiz biznesowych i funkcjonalnych

Nasz zespół charakteryzują wysokie kwalifikacje zarówno w obszarze analiz biznesowych, jak i funkcjonalnych potwierdzone certyfikatami takimi jak: Architecture of Integrated Information Systems (ARIS), Business Architect (ARIS), Information Technology Infrastructure Library (ITIL), Projects In Controlled Environments (Prince II), Project Cycle Management (PCM).

Nasi konsultanci i eksperci posiadają kompetencje oraz szerokie doświadczenie w następujących obszarach analiz:

  • Analiza przedsiębiorstwa i przedsięwzięcia – celem jej jest zrozumienie potrzeb klienta oraz danego przedsiębiorstwa (w tym branży), zrozumienie otoczenia biznesowego oraz głównych wyzwań i problemów biznesowych, a także odniesienia pomiędzy celami, wyzwaniami, problemami a procesami biznesowymi.
  • Analiza oraz modelowanie procesów biznesowych firmy - seria powiązanych ze sobą działań lub zadań, które rozwiązują określony problem lub prowadzą do osiągnięcia określonego efektu. Analiza dokonywana jest zarówno w zakresie procesów zarządczych (kierują działaniem systemu), operacyjnych (stanowi istotę biznesu i jest pierwotnym źródłem wartości dodanej), jak i pomocniczych (wspierają procesy główne)
  • Pozyskiwanie wymagań – wyrażonych bezpośrednio (uświadomionych), jak i wyrażonych pośrednio (nieuświadomionych), mających poważny i merytoryczny wpływ na charakter prowadzonego przedsięwzięcia oraz na finalne rozwiązanie,
  • Organizacja, planowanie i zarządzanie wymaganiami – bieżące śledzenie monitorowanie, weryfikacja i dokumentowanie zmian w poczynionych ustaleniach tak, aby zachowana została kompletność, jednoznaczność, poprawność, spójność oraz aktualność pozyskiwanych wymagań
  • Dokumentowanie i komunikowanie ustalonych wymagań – zapisywanie i przedstawianie pozyskanych wymagań w sposób jasny, przejrzysty, czytelny i zrozumiały zarówno dla Klienta biznesowego, jak i pozostałych uczestników przedsięwzięcia i projektu
  • Zapewnianie jakości i testowanie – weryfikacja funkcjonalności, testy akceptacyjne użytkownika.

W naszej pracy wykorzystujemy światowe metodyki prowadzenia prac projektowych, które zapewniają fachowe oraz wysokiej klasy podejście do Klienta, zespołu projektowego oraz ich potrzeb. W związku z tym, w wyniku prac projektowych zawsze tworzymy poniższe rodzaje dokumentów:

  • Analiza biznesowa – dokument ten zawiera listę wszystkich wymagań biznesowych Klienta dotyczących realizowanego projektu. Kształt dokumentu uzgadniany jest z Klientem oraz stanowi podstawę realizacji projektu.
  • Analiza funkcjonalna (systemowa) – to dokument opisujący funkcjonalności realizowane przez system wspierające procesy biznesowe. Dokument wykorzystywany jest przez programistów, testerów oraz przez analityków. Dokument ten może ulegać zmianom i aktualizacjom.
  • Minutki ze spotkań (notatki ze spotkań) – wszelkie istotne ustalenia, informacje, decyzje w zakresie projektu (wywiad, warsztat, prezentacja, decyzja itp.) podsumowywane są i potwierdzane dokumentem przekazywanym do wszystkich uczestników spotkania oraz osób, na których pracę ustalenia mają wpływ.
  • Inne dokumenty - w zależności od charakteru i wymogów projektu przygotowujemy dokumenty uzupełniające: dokumenty analityczne, specyfikacje, prezentacje, prototypy, jak również plany testów oraz scenariusze przypadków testowych.

Korzystamy z powszechnie uznawanych standardów, jak np. BPEL, BPMN 2.0, UML, EPC, oraz narzędzi modelowania i zarządzania wymaganiami, klasy BPMS.

Współdziałając z Klientem łączymy znajomość zagadnień technicznych oraz merytorycznej wiedzy branżowej z tzw. umiejętnościami miękkimi (komunikacja z Klientem, komunikacja w zespole projektowym)..

 

Wsparcie w inicjowaniu i realizacji projektów IT

Oferujemy wsparcie Klienta w przygotowaniu oraz realizacji projektów z obszaru IT w zakresie:

  • Opracowanie studium wykonalności projektu
  • Definiowanie wymagań funkcjonalnych oraz zakresów projektów informatycznych
  • Wykonywanie prac analitycznych i architektonicznych w obszarze projektowania rozwiązań informatycznych
  • Wsparcie w procesie organizacji projektów informatycznych
  • Wsparcie w przeprowadzaniu zmian organizacyjnych i technologicznych
  • Doradztwo w zakresie pozyskiwania środków finansowych i realizacji projektów w ramach działań Programu Innowacyjna Gospodarka oraz Regionalnych Programów Operacyjnych
  • Doradztwo i konsultacje w zakresie organizacji i przeprowadzania procesów zamawiania projektów IT zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych
  • Wsparcie w negocjacjach z wykonawcą i podwykonawcą
  • Kompleksowe prowadzenie projektu
  • Wykonywanie audytów projektów informatycznych

 

Opracowanie Planu Ciągłości Świadczenia Usług Informatycznych

Oferujemy usługę opracowania Planu Ciągłości Świadczenia Usług Informatycznych obejmującej wykonanie analizy krytycznych zasobów informatycznych wraz z analizą wpływu sytuacji awaryjnej oraz opracowanie zbioru procedur i instrukcji, mających na celu utrzymanie ciągłości działania krytycznych zasobów informatycznych na minimalnym poziomie działania, w ramach wyznaczonego Maksymalnego Akceptowalnego Czasu Niedostępności (MTPD).